Nếu không có một qui trình và chính sách quản lý hiệu quả, sẽ dễ dấn đến sự ra đời của những "dự án đẻ non", tức là chưa được tính toán thấu đáo, mang tính cảm hứng nhất thời hay xuất phát từ tình cảm, lợi ích của một cá nhân hay nhóm người trong tổ chức, doanh nghiệp.
Dùng tiền vốn để đầu tư vào việc này, việc kia, thì gọi chung là Capex (capital expenditure).
Capex là một khoản tiền vốn (vốn vay, huy động, tự có) hoặc tiền lãi thặng dư tích lũy được mà tổ chức, doanh nghiệp dành ra để đầu tư hàng năm.
Để tránh chi tiêu một cách lãng phí, sử dụng kém hiệu quả đồng vốn, khi chi tiêu người ta thường cân nhắc dựa trên các yếu tố sau:
- Strategic fit.
Hạng mục chi tiêu có nằm trong định hướng chiến lược, có phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp hay không? - Sound business case.
Hạng mục chi tiêu ấy có được đưa ra hội đồng đánh giá đầu tư để đánh giá và phản biện, và có đạt các chỉ tiêu đánh giá về hiệu quả, tác động, khả năng thu hồi vốn, tiêu chuẩn chất lượng, kế hoạch và năng lực thực hiện... hay không? - Budget allocated.
Khoản tiền chi tiêu có được hoạch định trước trong kế hoạch của nơi chi tiêu và kế hoạch ngân sách ấy có được cấp trên phê duyệt hay không? - High priority.
So với những hạng mục khác, hạng mục chi tiêu ấy có thật sự là cần được ưu tiên chi tiêu hay không (có tạo ra lợi thế cạnh tranh, có tạo ra thêm nhiều cơ hội kinh doanh, có tạo ra công việc mới, có giải quyết được những thách thức, khó khăn, những điểm nghẽn mà tổ chức, doanh nghiệp đang gặp phải không?...)
Nếu không có một qui trình và chính sách quản lý hiệu quả, sẽ dễ dấn đến sự ra đời của những "dự án đẻ non", tức là chưa được tính toán thấu đáo, mang tính cảm hứng nhất thời hay xuất phát từ tình cảm, lợi ích của một cá nhân hay nhóm người trong tổ chức, doanh nghiệp, mà hệ lụy cuối cùng là nó làm giảm hiệu quả sử dụng vốn dẫn đến tác động tiêu cực đối với thành tích chung của doanh nghiệp.
Đã có không ít "dự án đẻ non" trở thành một khoản phát sinh chi phí hàng tháng không nhỏ trên balance sheet của tổ chức, và những khoản này thường đeo theo doanh nhiệp trong nhiều năm mà không dễ tháo bỏ ra được.
Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị