Chức năng Kho vận (logistics) là một phần trong chuỗi cung cấp (supply chain) của doanh nghiệp. Tuy thường bị các nhà quản lý xem nhẹ, Logistics đóng một phần quan trọng trong giá thành của doanh nghiệp.
Chức năng chính của Kho vận (logistics) gồm.
- Xử lý đơn hàng.
- Lưu kho.
- Quản lý tồn kho
- Vận chuyển.
Dựa trên các chức năng trên, bộ phận Logistics phải tổ chức bộ máy, thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xử lý đơn hàng.
Có thể là qua đường bưu chính, bằng điện thoại, qua nhân viên bán hàng, qua trang web và mạng xã hội, nhiều trường hợp đơn hàng được tiếp nhận và bởi các nhà phân phối, đại lý của họ.
Ngay sau khi tiếp nhận đơn hàng bộ phận Logistics phải nhanh chóng xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, chính xác. Ngày nay, với sự hỗ trợ của CNTT, việc xử lý đơn hàng được theo dõi và quản lý chặt chẻ bởi hệ thống phần mềm.
Nhờ ứng dụng CNTT, khi khách hàng đặt hàng, phần mềm sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho và quyết định chấp nhận hay thông báo để khách hàng biết kế hoạch nhập hàng của món hàng mà họ muốn mua.
Sau khi đặt hàng, khách hàng được cập nhật bằng email, tin nhắn về tình trạng của đơn hàng. Người mua hàng cũng có thể truy cập trang web để biết tình trạng đơn hàng của mình. Nhờ công nghệ GPS, khách hàng có có thể biết chính xác lúc nào thì tàu sẽ cập cảng, xe vận chuyển sẽ giao hàng đến vị trí của họ.
Lưu kho.
Dựa trên yêu cầu của hoạt động kinh doanh, cụ thể là kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, bộ phận Logistics tính toán và đưa ra câu trả lời cho các yêu cầu sau:
- Cần bao nhiêu kho, diện tích bao nhiêu?
- Loại kho nào?
- Vị trí ở đâu?
Tùy vào đặc thù của hoạt động kinh doanh, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mà người phụ trách Logistics sẽ phải tính toán để đưa ra chiến lược lưu kho tối ưu. Anh ta sẽ phải cân nhắc xem doanh nghiệp phải thuê tối thiểu là bao nhiêu m2 kho, trong đó bao nhiêu phần trăm là thuê dài hạn, bao nhiêu là thuê ngắn hạn, và trong trường hợp nào thì phải khai thác khả năng lưu trữ hàng của các nhà phân phối...
Quản lý hàng tồn.
Ngày nay nhờ các tiến bộ của CNTT mà việc quản lý cũng được thuận tiện hơn. Nhờ vào phần mềm mà người quản lý hàng tồn ngồi một chỗ mà vẫn biết lượng hàng tồn tại các kho phụ, cửa hàng bán lẻ và nhà phân phối. Điều này cho phép sự chủ động trong việc đặt hàng, cung cấp hàng hóa, vật tư nguyên liệu. Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp.
Vận chuyển.
Chức năng vận chuyển cho phép điều động hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu vật tư từ nơi này đến nơi khác, giữa các kho với nhau, giữa các điểm bán hàng với nhau. Giúp tối ưu hóa lượng hàng tồn và chi phí vận chuyển lưu kho.
Ngày nay, phương thức và phương tiện vận chuyển mà doanh nghiệp có thể tiếp cận và sử dụng không bó hẹp trong phạm vi năng lực vận chuyển của doanh nghiệp, mà còn đến từ các nhà cung cấp bên ngoài. Các phương tiện vận chuyển mà doanh nghiệp có thể tiếp cận ngày nay có thể bao gồm: Đường hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt, đường ống...
Đỗ Hòa
Tinh Hoa Quản Trị
