Sử dụng tư vấn là một nhu cầu tất nhiên, là một lộ trình tất yếu của doanh nghiệp trên con đường phát triển. Tuy nhiên, vấn đề mà nhiều doanh nghiệp hiện đang bận tâm là hiệu quả của công tác tư vấn. Liệu chi phí thuê tư vấn có xứng đáng với hiệu quả mà doanh nghiệp thu lại được?
Theo chúng tôi, hiệu quả hay không, hiệu quả cao hay thấp phụ thuộc không chỉ vào năng lực của chuyên gia tư vấn mà còn là bản thân doanh nghiệp, trong đó, phần chính nằm ở doanh nghiệp.
Vì sao vậy? Vì chuyên gia tư vấn dù gì cũng chỉ là người được thuê để thực hiện công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hiệu quả hay không, hiệu quả nhiều hay ít, trước hết phụ thuộc vào mục đích sử dụng tư vấn của doanh nghiệp.
Để có thể sử dụng tư vấn một cách có hiệu quả, trước hết mục đích thuê tư vấn của doanh nghiệp phải rõ ràng và cụ thể. Điều nầy có nghĩa là phía doanh nghiệp cần phải thực hiện một số bước chuẩn bị trước khi thuê tư vấn.
Chúng tôi đề xuất một số bước mà doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện.
1. Đánh giá đúng thực trạng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh thu sụt giảm, kinh doanh thua lỗ, mất kiểm soát một số vùng trong bộ máy, các dự án mở rộng kinh doanh luôn gặp thất bại...
2. Xác định nguyên nhân. Chằng hạn, không bán được hàng do sản phẩm không được thị trường ưa chuộng, do bộ máy bán hàng kém hiệu quả. Do bộ máy chậm chạp, trì trệ không bao giờ hoàn thành đúng tiến độ. Do một số nhân sự ỷ nắm vị trí quan trọng mà nhũng nhiễu không làm theo ý cấp trên. Dự án thất bại mà không xác định được nguyên nhân.
Trong trường hợp nội bộ doanh nghiệp không tìm được tiếng nói chung về nguyên nhân, thì có thể thuê tư vấn với yêu cầu cụ thể là "phân tích nguyên nhân doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả".
3. Trong trường hợp tự nội bộ doanh nghiệp có thể xác định được nguyên nhân, thì việc đề ra giải pháp là hoàn toàn có thể.
4. Khi đã thống nhất được về giải pháp, doanh nghiệp sẽ tính đến nhân lực để thực thi các nội dung đề ra trong giải pháp. Nội dung nào thì nội bộ có thể thực hiện được, nội dung nào sẽ phải cần đến sự hỗ trợ từ bên ngoài.
5. Lúc nầy nội dung công việc và mục đích mà doanh nghiệp cần đạt được với sự hỗ trợ của tư vấn là rõ ràng. Trên cơ sở đó, việc xác định chi phí và cân nhắc giữa hiệu quả và chi phí bỏ ra cũng dễ dàng.
Hiệu quả tức thì hay hiệu quả lâu dài?
a) Những công việc như tư vấn bán hàng, tư vấn marketing, doanh nghiệp có quyền kỳ vọng việc thuê tư vấn sẽ mang lại hiệu quả tăng doanh thu, lợi nhuận tức thì. Theo chúng tôi, những công việc loại nầy có thể biết hiệu quả trong vòng vài tháng.
b) Những công việc như tư vấn tối ưu hóa sản xuất, logistics, chuỗi cung cấp, thì doanh nghiệp có quyền kỳ vọng việc thuê tư vấn sẽ mang lại hiệu quả về mặt giảm chi phí giá thành tức thì. Tùy công việc cụ thể mà doanh nghiệp có thể thấy hiệu quả ngay, hay sau vài tháng thực hiện.
c) Những công việc như tư vấn thương hiệu, tư vấn hệ thống quản lý, chuẩn hóa hệ thống ... là những việc mang tích chất chiến lược. Tuy là việc hết sức hệ trọng, chi phí đầu tư thường không nhỏ, nhưng hiệu quả khó mà có thể đong đếm ngay tức thì được. Do vậy, theo chúng tôi, doanh nghiệp cần cẩn thận trong việc chọn đúng đối tác tư vấn để nhờ cậy.
d) Những công việc như tư vấn chiến lược, hoạch định chiến lược, tư vấn M&A (bán, thâu tóm hay sáp nhập)... là những công việc mang tính chất sống còn, quyết định năng lực cạnh tranh và tiềm năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Nội dung công việc nầy đòi hỏi tầm nhìn xa, kiến thức rộng và kinh nghiệm lâu năm. Tuy chi phí thuê tư vấn cho công việc loại nầy cũng không phải nhỏ, nhưng do là công việc mang tính chất chiến lược nên hiệu quả thường không thể đánh giá được ngay, mà phải sau một vài năm mới biết.
Đối với những công việc mang lại hiệu quả tức thời như các mục (a), (b), chúng tôi nghĩ doanh nghiệp có thể chọn đối tác có uy tín và ủy thác cho đối tác tự hoạch định nội dung rồi báo cáo cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phải ràng buộc hiệu quả với chi phí, nếu có thể.
Đối với những công việc còn lại (c), (d), thì doanh nghiệp cần phải sàng lọc đối tác một cách cẩn thận. Cần đặt yêu cầu của mình rõ ràng (thực hiện theo đề nghị trên) và đề nghị tư vấn đề xuất giải pháp, hướng giải quyết... qua đó đánh giá năng lực và sự phù hợp của tư vấn đối với yêu cầu của doanh nghiệp.
Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp cần đồng hành, cùng với tư vấn thảo luận, hoạch định, xây dựng nội dung công việc. Mục đích là để giảm thiểu rủi ro, và đồng thời nhân sự của doanh nghiệp nắm bắt công việc để dễ thực hiện sau nầy.
Tinh Hoa Quản Trị
