Nhiều doanh nghiệp xây dựng 3 hệ thống kinh doanh, nhân sự và tài chính độc lập, do 3 chuyên gia khác nhau xây dựng, mỗi người làm một mảng, dẫn đến 3 hệ thống không tích hợp đuợc với nhau, và các chuyên gia thì cũng không thể làm gì được. Vì họ chỉ có kiến thức về hệ thống của mình, không biết các mảng kia.
Hệ thống quản lý theo mô hình quản trị chiến lược (strategic management) là một hệ thống tích hợp tổng thể, nó đòi hỏi phải thiết lập cùng lúc ít nhất 3 mảng chính của hoạt động doanh nghiệp: Kinh doanh, Nhân sự, Tài chính.
1. Hệ thống Kinh doanh.
- Kinh doanh là hoạt động chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần một hệ thống marketing và sales, được hoạch định cho mục đích lâu dài (từ 3 đến 10 năm), đây là cơ sở cho việc hoạch định các hoạt động khác.
- Chiến lược: Kinh doanh có nghĩa là phải cạnh tranh với các đối thủ, sớm hay muộn. Muốn cạnh tranh hiệu quả thì phải xây dựng lợi thế cạnh tranh (thương hiệu, công nghệ và chất lượng sản phẩm, chi phí giá thành, hệ thống phân phối ...). Doanh nghiệp cần một hệ thống chiến lược căn cơ để dẫn dắt hoạt động của mình về lâu dài, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
2. Hệ thống Nguồn Nhân lực.
- Doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị nguồn nhân lực được thiết kế để đảm bảo một đội ngũ nhân sự tài giỏi, đáp ứng yêu cầu kinh doanh về mặt số lượng, chất lượng và có sẵn khi cần. Chất lượng đội ngũ này phải đươc không ngừng được nâng cao theo thời gian nhờ cơ chế tự sàn lọc và đào thải. Thiếu một hệ thống nhân sự như vậy, thì sẽ không có một đội ngũ đồng bộ, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp do vậy dù có hay mấy cũng không đảm bảo sẽ thành công.
Hệ thống này được tích hợp và hoạt động song hành với hệ thống kinh doanh, nó phục vụ cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
3. Hệ thống về Tài chính.
- Doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả để quản lý vốn, quản lý hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Để phát huy hiệu quả, hệ thống này cần được tích hợp với hệ thống kinh doanh, hệ thống nguồn nhân lực để có thể cân, đong, đo, đếm hiệu quả của mọi mặt hoạt động doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp điều chỉnh hoạt động cho tối ưu. Đồng thời cũng giúp cân, đong, đo, đếm hiệu quả của nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp có sự đánh giá, điều chỉnh và củng cố kịp thời về mặt nhân sự, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Các con số, chỉ số tài chính cũng là cơ sở để phát hiện và can thiệp, giúp ngăn chặn những rủi ro tiềm ẩn, có thể đe dọa doanh nghiệp.
Như vậy, muốn xây hệ thống thì ít nhất phải xây cùng lúc 3 hệ thống trên thì mới phát huy hiệu quả, vì chúng phải đi cùng với nhau thì mới có hiệu quả. Các hệ thống khác có thể được bổ sung sau, sau khi 3 hệ thống trên đã chạy ổn.
Thách thức
Thách thức là cần phải có một nhân sụ làm đạo diễn, có kiến thức đủ cả 3 hệ thống, để có thể thiết lập và cài đặt sao cho cả ba cùng ráp nối với nhau một cách đồng bộ, có thể đáp ứng được các yêu cầu như trên.
Thực tế cho thấy điều này là không dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp xây dựng 3 hệ thống độc lập, do 3 chuyên gia khác nhau xây dựng, mỗi người làm một mảng, dẫn đến 3 hệ thống không tích hợp đuợc với nhau, nên không phát huy hiệu quả như yêu cầu trên.
Một số doanh nghiệp vội vả đưa úng dụng phần mềm (ERP) vào trong khi một trong 3 hoặc cả 3 hệ thống chưa có, hoặc có nhưng chưa hoàn chỉnh, chưa kết nối với nhau. Dẫn đến phần mềm không phát huy, không tạo ra được giá trị như kỳ vọng, gây lãng phí.
Giải pháp
Trong tình hình như hiện nay, tôi nghĩ giải pháp tốt nhất, kinh tế nhất, thuận lợi nhất, là chủ doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp phải đi học, phải bổ sung và nâng cao trình độ của mình, để có thể đóng vai trò nhà đạo diễn xây dựng hệ thống. Điểm thuận lợi là chủ doanh nghiệp hiểu rõ về doanh nghiệp mình, nên khi thiết kế cài đặt hệ thống thì rất thuận lợi. Nếu không thì phải tuyển một CEO có năng lực xây dựng hệ thống (khá hiếm).
Đến khi hệ thống đã hình thành, thì doanh nghiệp chỉ cần một CEO có năng lực vận hành hệ thống, khai thác nguồn lực, phát huy năng lực.
Kết luận.
Một hệ thống quản lý hữu hiệu là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể phát triển lớn mạnh và vươn ra xa. Nên việc này dù có khó khăn đến mấy thì doanh nghiệp cũng phải tập trung xây dựng cho bằng được. Bởi nếu không xây dựng được một hệ thống quản lý hữu hiệu thì sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị dừng lại, hiệu quả kinh doanh sẽ suy giảm và sẽ bị đào thải về lâu dài.
Các chương trình mà chúng tôi đang tổ chức hoàn toàn có thể giúp các anh chị xây dựng và tích hợp 3 hệ thống này. Đây cũng là lý do vì sao mà tôi phải đích thân chia sẻ về HR và Finance. Bởi nếu kiến thức mà đến từ 3 nguồn khác nhau, mục đích khác nhau, quan điểm tiếp cận khác nhau, cấp độ chuyên sâu khác nhau, thì khó mà tích hợp với nhau được.
Đỗ Hòa - on Business Management System.