Tôi không biết bảng mô tả công việc (job description) có từ thời nào, tôi chỉ có thể đoán rằng nó đã có từ thời người ta đưa ra khái niệm mô hình tổ chức công ty.
Điều đó có nghĩa rằng công cụ bảng mô tả công việc (job description - JD) có thể đã được người ta sử dụng cả trăm năm nay rồi. Nó có lẽ là một trong những công cụ quản lý lâu đời nhất.
Ngay từ khi bạn vẽ ra một work flow (trình tự làm việc, qui trình giải quyết một vấn đề) bao gồm nhiều bước, từ bắt đầu cho đến khi hoàn tất công việc, thì kèm theo đó bạn phải mô tả từng vị trí trong qui trình ấy phải làm gì, để tránh tình trạng mạnh ai nấy làm, ai cũng giành việc dễ, né việc khó. Và khi kết quả công việc tốt thì ai cũng giành công mình, còn khi sai, hỏng việc thì người này đẩy trách nhiệm cho người kia.
Hoặc khi bạn thực hiện một dự án trong đó có nhiều người tham gia, thì bạn cũng phải phân chia công việc cho từng người một cách rõ ràng, tránh tình trạng dẫm chân nhau. Có việc thì quá đông người nhào vô, có việc thì không ai làm. Tiến độ dự án do vậy khó mà đảm bảo về mặt thời gian, chất lượng, dẫn đến chi phí cũng tăng theo.
Hoặc đơn giản như khi bạn thuê một người giúp việc mới. Buổi đầu tiên bạn phải dành thời gian để truyền đạt cho cô ấy hiểu về JD của cô ấy, nếu bạn không muốn phải khô hơi hò hét chỉ bảo cô ấy phải làm này làm kia.. Nếu không thì cô ta sẽ ngồi xem TV suốt ngày, hoặc ở không rồi tò mò lục tung cả những đồ đạc riêng tư của bạn lên.
Dù không được in ra giấy trắng mực đen, nhưng những gì mà bạn trao đổi với cô ấy về những công việc và chất lượng kết quả thực hiện mà bạn mong muốn đối với cô ấy, thì cũng là một dạng JD.
JD giai đoạn ban đầu thì chủ yếu là chỉ mô tả nội dung các công việc mà một vị trí trong một tổ chức phải thực hiện. Sau đó người ta qui định thêm trách nhiệm các quyền hạn mà vị trí ấy cần được trao để thực hiện công việc.
JD của cấp quản lý thì có qui định phạm vi trách nhiệm ($$ doanh thu, tấn/khối sản lượng, địa giới, số lượng nhân viên...) mà người quản lý ấy phải đảm đương, giúp hình dung được mức độ phức tạp, thách thức của một vị trí công việc.
Về sau người ta dùng JD để tuyển người nên trong JD ngoài công việc phải làm ra, thì còn qui định cả về tiêu chuẩn năng lực đề xuất cho vị trí ấy (trình độ học thức, đào tạo chuyên môn, kinh nghiệm thực tế...)
Một số nơi người ta còn nói rõ các mối quan hệ giữa vị trí ấy với các vị trí khác trong sơ đồ tổ chức, về cấp bậc của vị trí ấy trong tổ chức, khung lương và các quyền lợi được hưởng. Những thông tin này giúp người ứng tuyển biết rõ không chỉ mình phải làm gì mà còn mình sẽ được hưởng những quyền lợi gì khi nhận vị trí công việc ấy.
JD của cấp càng cao thì càng khái quát, chứ không cụ thể như JD của một công nhân, salesman.
Chẳng hạn: phần trách nhiệm thì người ta ghi: qui mô doanh thu 1000 tỷ, hoặc phụ trách nhà máy 1000 nhân lực; hoặc làm ra 1 triệu sản phẩm/năm, hoặc phụ trách phát triển thị trường phụ trách Châu Âu với mục tiêu tăng trưởng 20% năm...
Người ta không cụ thể hóa JD của các vị trí cao cấp, vì muốn ở level này thì người giữ vị trí ấy cần phải sáng tạo trong cách làm, miễn đảm bảo các mục tiêu được giao.
Trong khi đó, JD của vị trí thấp (cấp thừa hành) thì thường được qui định rất cụ thể, chi tiết đến từng việc phải làm hàng ngày, việc phải làm hàng tuần, việc phải làm hàng tháng...
Trừ khi tổ chức của bạn còn mới, nhân sự chỉ trên đầu ngón tay, hoặc do mọi thứ đang còn trong giai đoạn mày mò, nên công việc và qui trình giải quyết còn chưa được chuẩn hóa và ổn định, bạn chưa thể phân công cụ thể cho từng người được.
Còn nếu tổ chức của bạn từ vài chục người trở lên, có nhiều việc cần được giải quyết, hiệu quả hoạt động phụ thuộc vào "on time, on quality, on cost", thì bạn phải tổ chức và phân công một cách khoa học thì mới mong mọi việc chạy êm xuôi và cho ra kết quả như mong muốn.
Những ai chỉ trích, chê bai việc sử dụng JD, theo tôi, có lẽ là chưa bao giờ tổ chức và quản lý một khối lượng công việc lớn, chưa bao giờ ứng dụng tự động hóa vào quản lý.
Hãy hỏi các chuyên gia triển khai tự động hóa quản lý doanh nghiệp xem với một công ty làm việc linh hoạt, mỗi ngày một cách làm mới, qui trình thay đổi thường xuyên, tiện đâu làm đó, ai muốn làm gì thì làm, muốn làm lúc nào cũng được ... thì có ứng dụng được công cụ số hóa (ERP chẳng hạn) hay không? Có ứng dụng Budgeting, planning, BSC, OKR, KPI, 3Ps, QM, QC, Kaizen ... được không.
Câu trả lời là: KHÔNG!
Trong quản trị, người ta có nói một câu mà tôi nghĩ là ai cũng phải đồng ý: "Nếu cái gì mà bạn không mô tả được thì bạn không quản lý được."
Đúng vậy, một vị trí công việc mà bạn không mô tả được thì làm sao mà bạn quản lý hiệu quả của nó được!
Đỗ Hòa - on Management