Gần đây dư luận có nhiều ý kiến trái chiều về hiệu quả của các công cụ, hệ thống quản lý phổ biến trên thế giới khi áp dụng vào Việt Nam.
Ý kiến chê bai nhiều quá, nhất là từ chính một số KOL, khiến cho nhiều người trở nên nghi ngờ tất cả. Họ nói cái đó không áp dụng ở VN được và dẫn chứng rằng ở các nước tiên tiến, đã có doanh nghiệp không áp dụng nữa.
Có người thì nói cái này đã hết thời, cái kia là mới nên tốt hơn. Cũng có người phủ nhận hoàn toàn, nói rằng nó không phù hợp với tình hình VN. Dẫn chứng là ít doanh nghiệp VN áp dụng mà thành công, mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Theo quan điểm của tôi thì quản lý doanh nghiệp bây giờ không còn ở giai đoạn quản lý theo từng chức năng riêng lẻ (sản xuất, cung cấp, sales, marketing, nhân sự, tài chính, CNTT, chiến lược...) như ngày xưa nữa. Đã từ nhiều chục năm nay người ta đã thiết kế tích hợp tất cả các công cụ quản lý để hình thành một hệ thống, trong đó các ứng dụng quản lý chức năng liên kết với nhau, bổ trợ cho nhau, cùng nhau vận hành như là một hệ thống quản lý tự động, tự kiểm soát, tự phát hiện và tự vá lỗi.
Điểm cần lưu ý là ngay chính các công cụ quản lý chức năng thì cũng có những phiên bản khác nhau, được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng loại hình, ngành nghề kinh doanh khác nhau (bán lẻ, ngân hàng, thương mại, dịch vụ, phân phối, sản xuất, B2B/B2C...). Vậy khi tích hợp để hình thành hệ thống thì người thiết kế hệ thống cũng cần lưu ý chọn những ứng dụng cùng loại với nhau.
Vấn đề là hầu hết doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng công cụ quản lý, thì hầu như 100% bỏ qua khâu thiết kế hệ thống. Họ triển khai từng ứng dụng một khi nhu cầu phát sinh, khi gặp cơ hội thuận tiện. Việc chọn công cụ thì phụ thuộc vào kiến thức của người quản lý chức năng đương thời. Ai biết cái gì thì triển khai cái đó.
Dẫn đến kết quả là đến một lúc nào đó, doanh nghiệp đã triển khai gần như đầy đủ các công cụ quản lý, thậm chí có nơi còn triển khai quá thừa các công cụ. Nhưng nhìn kỹ thì là một sự tập hợp rời rạc của các công cụ khác nhau, không thể tích hợp được với nhau một cách liền mạch suông sẻ, kiểu "râu ông nọ cắm vào cằm bà kia".
Như vậy thì cũng có thể gọi là doanh nghiệp ấy đã triển khai đầy đủ những ứng dụng quản lý hiện đại rồi. Nhưng nếu hỏi là đã thành một hệ thống quản lý chưa, thì câu trả lời của tôi là chưa.
Trong trường hợp này, để đạt được cấp độ hệ thống hóa, tự động hóa quản lý, thì tôi e là còn hơi lâu. Vì có thể là phải bỏ phần lớn các công cụ không phù hợp để thiết kế lại từ đầu.
Một bộ máy quản lý rời rạc, mạnh ai nấy chạy như thế thì hỏi làm sao mà đạt hiệu quả cao?
Các anh chị coi lại bài tôi viết về Chuyển đổi Số tôi đã nói về thực trạng của các ứng dụng quản lý của hai chức năng quan trọng trong doanh nghiệp, đó là quản lý tài chính và quản lý nhân sự.
Hiện tại các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, thì không hề nghĩ đến chuyện tích hợp nó với công cụ quản lý tài chính. Còn người viết phần mềm quản lý tài chính thì chỉ tập trung vào kế toán, chứ không nghĩ đến việc cung cấp dữ liệu tài chính phục vụ cho công tác quản lý nhân sự.
Nhưng như thế vẫn chưa hết. Chúng ta vẫn còn một vấn đề phức tạp hơn, khó giải quyết hơn, đó là mô hình vận hành chung của doanh nghiệp.
Tất cả những công cụ quản lý chức năng mà chúng ta bàn ở trên, nó được người ta thiết lập ra là để vận hành chung trong một mô hình chuẩn mà người ta đã áp dụng phổ biến từ lâu.
Mô hình tổ chức ấy đi kèm với một cấu trúc quyền lực và qui trình vận hành rất rõ ràng, được thiết kế theo kiểu thác đổ. Trong đó vai trò chủ tịch làm gì, CEO làm gì, Giám đốc chức năng làm gì, nhân viên làm gì ... cứ thế. Phạm vi trách nhiệm từng người đến đâu, quyền hạn và quyền lợi đến đâu... tất cả được qui định thành văn bản và được tuân thủ nghiêm ngặt.
Trong khi đó ở ta thì hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng gần như một cấu trúc quyền lực giống nhau. Đó là cho dù người chủ doanh nghiệp giữ chức vụ CEO hay là chức Chủ tịch, thì ông ấy/bà ấy vẫn thực hiện một nội dung công việc như nhau: trực tiếp điều hành các chức năng nghiệp vụ, và là người đưa ra quyết định đối với gần như tất cả các hoạt động trong công ty.
Mô hình vận hành một đằng, hệ thống quản lý thiết kế một nẻo, như thế thì làm sao mà hiệu quả? chỗ ở đâu để các ứng dụng và qui trình quản lý khoa học kia phát huy?
Đỗ Hòa - Tư Vấn Quản Lý
