Hoạch định 2 trang hay ... 200 trang?

Tại lớp Chiến lược và Hoạch định hai hôm rồi tôi hỏi các bạn, hiện ở chỗ bạn đang làm kế hoạch 2 trang hay 200 trang?

Kế hoạch 2 trang.

Là từ mục tiêu kinh doanh, ra ngay bảng kế hoạch thực thi (ai, làm gì, hết bao nhiêu thời gian, ngân sách).

Kế hoạch 200 trang.

Là từ mục tiêu kinh doanh phải thu thập thông tin để phân tích nhằm có thể đánh giá tình hình, nhận ra các xu hướng lớn, trước khi xây dựng chiến lược. Từ chiến lược kinh doanh mới ra chiến lược marketing, và từ chiến lược marketing lại ra kế hoạch marketing, kế hoạch bán hàng, kế hoạch vận hành, kế hoạch cung cấp, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch công nghệ ...

Đi từ hoạch định hoạt động cấp công ty (CEO - ra bản kế hoạch hoạt động), đến hoạch định hoạt động các ngành kinh doanh, hoạch định hoạt động các phòng ban chức năng, đến hoạch định hoạt động các đội nhóm, đến hoạch định của từng cá nhân (theo concept strategic management).

Trên cơ sở hoạch định này, mới có cơ sở để áp BSC, KPI hay OKR ... vào. Các công cụ đánh giá được áp dụng là để giúp kiểm soát chất lượng thực thi, nhằm cuối cùng có thể kiểm soát được kết quả performance của công ty.

Tại sao người ta cần phải hoạch định chi tiết đến vậy?

Vì hoạch định là để kiểm soát. Có kiểm soát được kết quả (performance) của từng nhân viên, thì mới kiểm soát được kết quả của từng đơn vị phòng ban, có kiểm soát được từng đơn vị phòng ban thì mới kiểm soát được kết quả của từng đơn vị kinh doanh, có kiểm soát được kết quả của từng đơn vị kinh doanh thì mới kiểm soát được kết quả (performance) của cả công ty vào cuối mỗi năm.

Hoạch địch chi tiết là để đảm bảo mọi thứ on quality, on quantity, on time, on costs. Có on những thứ này thì công ty mới có uy tín, có uy tín thì mới có thương hiệu mạnh ...

Hoạch định nhiều thế, phải tính toán chi li thế thì khó quá. Có cách gì khác dễ hơn không?

Có đó!
Hoạch định chi li giúp công việc cứ theo kế hoạch đã hoạch định sẵn mà chạy, mọi người chủ động công việc của mình, là sếp mình chỉ việc đọc báo cáo và chỉ can thiệp khi cần thiết, tức là khi diễn biến bị lệch xa so với kế hoạch (do chất lượng hoạch định kém).

Còn nếu mình không muốn hoạch định mất công như thế thì mình phải chịu khó hàng ngày chỉ đạo từng việc một, rồi đốc thúc, hò hét, thậm chí chửi bới la mắng nhân viên hàng ngày để mọi người làm việc.
Và mình phải sẵn sàng can thiệp sâu vào từng công việc để make sure việc diễn ra theo đúng ý mình mong muốn.

Tuy nhiên, không phải việc nào cũng có thể làm theo cách chỉ đạo và hò hét như vậy được.

Đẻo cái cày, cái cuốc, trồng cái cây, đánh bắt con cá ... nói chung là những việc đơn giản thì mới có thể làm cách ấy. Còn làm xe hơi, làm chiếc tàu ngầm, làm cái máy bay, làm robot... vốn là những công việc có rất nhiều chi tiết, thì phải hoạch định kế hoạch chi tiết thôi.

Doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp siêu siêu nhỏ thì mới làm kiểu này được, chứ doanh nghiệp lớn ... mà vẫn quản lý kiểu này thì sẽ hiệu quả sẽ bị giảm dần. Phát triển đến một ngưỡng nhất định nào đó, là giới hạn mà một người có thể có thể trực tiếp tác động được, thì sẽ ngưng không phát triễn được nữa. Lúc ấy chỉ có một hệ thống quản lý khoa học mới có thể quản lý vận hành hiệu quả.

Nếu không hoạch định đủ chi tiết, thì không quản lý được kết quả đầu ra. Làm con xe thì nó ra con pháo, định làm 1 tuần thì nó thành ra 2 tuần, định làm 100 cái thì chỉ có 50 cái dùng được, định làm hết 10 triệu thì nó phát sinh thành ra hết 30 triệu ... tức là ý định là sẽ lãi thì thành ra là lỗ, định tăng trưởng doanh thu, thị phần thì thành ra vẫn vậy, không tăng được như ý muốn.

Đi từ chỗ làm kế hoạch 2 trang đến 200 trang đã là cả một cuộc cách mạng về cách nghĩ, cách làm. Nhưng thế giới ngày nay người ta không chỉ 200 trang.
Một doanh nghiệp FDI thâm nhập vào thị trường VN và lên kế hoạch chịu lỗ trong 5 năm đầu tiêu để thâu tóm thị phần, thì bản kế hoạch kinh doanh của họ phải tính toán dài hơn 5 năm để có thể nhìn thấy lợi nhuận tiềm năng của dự án.

Một kế hoạch dự án sản xuất tàu ngầm nguyên tử dài bao nhiêu trang?

Một kế hoạch dự án phóng tàu thăm dò không gian, bay thu thập dữ liệu liên tục trong 30 năm dày mấy trang?

Bao giờ thì chúng ta sẽ chuyển từ giai đoạn tính toán 2 trang (làm qua quít, theo ý muốn chủ quan) sang tính toán 1000 trang (nghiên cứu kỹ từng chi tiết, tính toán nhiều giải pháp, nhiều kịch bạn, đến từng hoạt động, từng động tác của thiết bị)?

Tôi không biết. Trước mắt là tôi thấy những lớp dạy trang bị kiến thức năng lực tư duy và hoạch định kiểu này thường rất ít người tham gia. Trong khi những lớp làm giàu nhanh, về hưu sớm ... thì lại rất rất đông người học.

Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị