Chuyển đổi số (digital transformation) là xu hướng hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp và đã xảy ra từ nhiều năm trước trên thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam thì chỉ khi dịch CoVid-19 bùng lên thì chuyển đổi số mới được nhiều doanh nghiệp và cộng đồng quan tâm.
Chuyển đổi số - Những bài học.
Số hóa kiểu con nhà nghèo. Với tinh thần "cái khó ló cái khôn", do không có tiền đầu tư mua phần mềm chính thống, nhiều doanh nghiệp (nhất là doanh nghiệp SME) tìm đến những phần mềm free được cung cấp miễn phí trên mạng. Nhưng như người ta nói: "không có bửa trưa miễn phí nào cả". Các phần mềm được cung cấp miễn phí thì hoặc bị hạn chế về thời gian, dung lượng, hoặc người cung cấp cũng phải tìm cách lấy lại từ người dùng một thứ gì đó.
Phần mềm miễn phí thường là phần mềm beta (dùng thử) mà người cung cấp cho phép người dùng sử dụng để phát hiện lỗi giúp họ hoàn thiện. Sau khi hoàn thiện thì họ sẽ bắt đầu tính phí với bản Alpha. Như vậy cũng không phải là miễn phí hoài, còn nếu doanh nghiệp chỉ muốn free thì lại phải tìm phần mềm khác để thay thế.
Một loại miễn phí khác đó là những sản phẩm của các công ty công nghệ cung cấp dịch vụ quảng cáo. Họ cho người dùng sử dụng nhiều tiện ích miễn phí, nhưng đổi lại, họ thu thập dữ liệu của người dùng và cung cấp cho các doanh nghiệp quảng cáo để thu tiền. Không loại trừ họ cũng tiếp cận và sử dụng các số liệu kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì để sử dụng các dịch vụ này, họ yêu cầu người sử dụng phải đồng ý để họ thu thập dữ liệu.
Thực tế là trên thế giới vẫn có những doanh nghiệp cung cấp số liệu thống kê kinh tế, ngành và doanh nghiệp của một số quốc gia một cách khá là chi tiết. Những dữ liệu này không có từ các nguồn chính thống của Việt Nam. Như vậy, để sử dụng dịch vụ miễn phí loại này thì doanh nghiệp phải đánh đổi bằng các thông tin cá nhân, các dữ liệu thuộc loại bí mật kinh doanh của mình.
Số hóa kiểu của nhà làm lấy.
Có nhiều doanh nghiệp số hóa theo kiểu tự chủ để tiết kiệm chi phí. Họ không mua phần mềm chuẩn hóa mà đặt người trong công ty viết phần mềm để sử dụng. Ban đầu dựa vào trình độ của mình team inhouse viết đơn giản, đáp ứng những yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Nhưng theo thời gian, những bộ phận sử dụng phần mềm cứ so với phần mềm chuẩn mà các đơn vị khác sử dụng và họ yêu cầu hoàn thiện và thêm tính năng mới cho giống người ta.
Dần dần dẫn đến tình trạng chạm ngưỡng năng lực của team inhouse. Vậy là họ không đáp ứng được, có một số yêu cầu họ không đáp ứng được, hoặc họ viết không hoàn chỉnh, nhiều lỗi không thể khắc phục được.
Doanh nghiệp chờ một thời gian rồi cũng phải bỏ phần mềm tự viết để mua phần mềm chuẩn. Vậy là vừa mất tiền đầu tư vào đội ngũ, vừa mất thời gian, rồi cuối cùng cũng phải mua phần mềm chuẩn trên thị trường. Đó là chưa nói việc quản lý gặp nhiều bất cập do hạn chế của phần mềm tự viết.
Số hóa dần, nhu cầu đến đâu thì số hóa đến đấy.
Có nhiều doanh nghiệp thì đầu tư phần mềm theo kiểu "cuốn chiếu", nhu cầu đến đâu đầu tư đến đó. Ban đầu là phần mềm kế toán do bộ phận kế toán chọn và đề xuất, rồi sau đến phần mềm quản lý bán hàng theo đề xuất của người quản lý bán hàng, rồi đến phần mềm quản lý kho vì lúc này hàng nhiều quá, và khi kinh doanh phát triển, nhân sự tăng, phòng NS lại đề xuất mua phần mềm quản lý nhân sự.
Như vậy, hầu như bộ phận nào cũng sử dụng phần mềm, nhưng lãnh đạo vẫn không có đủ thông tin kịp thời để đưa ra những quyết định kinh doanh, lý do là vì không kết nối được các phần mềm với nhau, nên còn nhiều công đoạn vẫn phải làm thủ công. Báo cáo tháng thường xuyên bị muộn. Trong khi số liệu thì xung đột, số liệu kế toán với các phòng ban không khớp, mỗi nơi báo cáo mỗi số liệu khác nhau. Lãnh đạo không biết số nào đúng.
Như vậy với những doanh nghiệp này, dù tỉ lệ số hóa đối với các hoạt động doanh nghiệp là rất cao, ngân sách đầu tư vào số hóa khá lớn, nhưng hiệu quả quản trị lại không đạt tương xứng. Những doanh nghiệp này lâm vào thế "tiến thoái lưỡng nan", "bỏ thì thương, vương thì tội".
Giữ các phần mềm cũ thì không giúp ích được gì nhiều, mà bỏ hết để đầu tư lại thì tốn kém, và sau những bài học phải trả giá thì lãnh đạo doanh nghiệp cũng không còn sốt sắn đầu tư số hóa nữa. Họ trở nên dè dặt, bỏ ra tiền tỉ (thậm chí vài chục tỉ) mà liệu không biết có bị như cũ không?
Số hóa - Thực trạng năng lực các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa trong nước.
Ngoại trừ những doanh nghiệp làm đại lý phân phối và triển khai phần mềm của các tập đoàn lớn, những phần mềm đã phổ biến trên thế giới (như Oracle, SAP...), còn thì các giải pháp số hóa do các doanh nghiệp trong nước cung cấp thì thường không hoàn chỉnh, phân mảnh, kiểu mỗi người làm mỗi mảng, chứ chưa có doanh nghiệp nào đủ năng lực cung cấp đầy đủ một hệ thống quản trị doanh nghiệp, kể cả kết hợp nhiều doanh nghiệp lại cũng không.
Chẳng hạn, có doanh nghiệp thì chuyên cung cấp phần mềm kế toán, nhưng họ chỉ làm tốt kế toán tài chính, chứ kế toán quản trị thì chưa.
Lại có doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản trị nhân sự, nhưng họ cũng chỉ dừng ở chấm công, lưu trữ hồ sơ, theo dõi BHXH, BHYT... chứ chưa có công cụ tính lương theo kiểu trả công theo hiệu quả công việc.
Cũng có doanh nghiệp cung cấp được giải pháp và công cụ tính toán trả công theo năng suất và hiệu quả công việc, nhưng họ không cung cấp phần mềm kế toán quản trị. Vậy nếu muốn thì phải tính toán thủ công chứ không thể kết nối được với phần mềm kế toán do nơi khác cung cấp.
Một số doanh nghiệp thì chuyên cung cấp giải pháp số hóa trên nền tảng mô hình quản trị hiện trạng của doan nghiệp, tức là chấp nhận viết theo yêu cầu. Cách làm này dẫn đến mỗi nơi mỗi phần mềm khác nhau, vì hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam quản lý theo phương pháp tự phát, hay gọi là quản lý theo sự thuận tiện của mình, chứ không theo một tiêu chuẩn chung như thường thấy ở các nước phát triển.
Cách làm này có nhiều bất cập vì khó cập nhật mỗi khi phát hiện lỗi, vì không thể phân phối miếng vá chung từ xa như bình thường mà phải làm riêng từng ca. Và chất lượng phần mềm do vậy cũng hạn chế vì không sử dụng được những tiến bộ mới nhất trên thế giới, không được cập nhật liên tục như những phần mềm chuẩn hóa khác.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm viết riêng như kiểu này sẽ gặp khó khăn khi muốn nâng cấp quản trị theo xu hướng chung. Họ phải bỏ cái cũ để làm mới lại từ đầu từ qui trình kinh doanh cho đến phần mềm.
Vậy đâu là chiến lược đúng đắn để số hóa việc quản trị doanh nghiệp?
Trước hết doanh nghiệp phải nhận thức được rằng doanh nghiệp được quản trị bằng các chính sách, qui trình và thủ tục chứ không phải bằng phần mềm. Ứng dụng phần mềm, hay quá trình chuyển đổi số chỉ là sự số hóa, tự động hóa, thuận tiện hóa các chính sách, qui trình và thủ tục quản trị mà doanh nghiệp đã đặt ra để vận hành doanh nghiệp mình.
Số hóa chỉ phát huy tối đa khi nó hình thành một hệ thống kết nối xuyên suốt tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Vì như thế thì việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mới mang tính xuyên suốt và nhất quán. Quan trọng hơn, phải kết nối hệ thống thì doanh nghiệp mới có thể tập trung data về một đầu mối, từ đó mới có thể áp dụng AI (trí tuệ nhân tạo) sau này.
Doanh nghiệp không nên nghĩ rằng triển khai một phần mềm đắt tiền là giải pháp thay thế cho việc quản trị doanh nghiệp mình, nếu không muốn gặp phải những phiền phức, hệ lụy do nó gây ra cho mình sau này.
Điều này có nghĩa là trước khi muốn số hóa thì phải tinh gọn hóa, chuẩn hóa các chính sách, qui trình và thủ tục quản trị doanh nghiệp, và hình thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp chuẩn, sẵn sàng cho việc số hóa.
Doanh nghiệp nào chưa làm bước này thì chưa nên nghĩ đến số hóa với mục đích hình thành hệ thống quản trị có thể vận hành tự động như các doanh nghiệp nước ngoài.
Doanh nghiệp có thể triển khai cuốn chiếu tùy vào năng lực, nguồn lực và yêu cầu của mình, nhưng phải xác định ngay từ đầu là mình đang dần xây dựng một hệ thống, để khi chọn giải pháp thì phải đảm bảo là các giải phảp đơn lẻ phải tương thích với nhau, để có thể kết nối với nhau sau này, khi doanh nghiệp sẵn sàng cho điều đó.
Còn nếu chỉ có thể dùng các giải pháp free, thì cũng phải chấp nhận tính tạm thời, những sự phức tạp, manh mún và những cả rủi ro kèm theo. Và theo tôi thì giải pháp này không nên gọi là chuyển đổi số doanh nghiệp, mà chỉ là những công cụ hỗ trợ mang tính tạm thời.
Kết luận.
Về lâu dài, chuyển đổi số hay nâng cấp việc quản trị doanh nghiệp theo hướng giúp làm cho việc quản lý vận hành doanh nghiệp được nhanh, gọn đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh, nhờ ứng dụng số hóa là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp cần xác định rõ và có lộ trình cho việc này.
Doanh nghiệp cần xem việc trang bị năng lực CNTT cho mình như là một yếu tố sống còn, nếu không muốn bị đào thải theo qui luật thị trường.
Đỗ Hòa - Công Ty Tư Vấn Tinh Hoa Quản Trị.
(bài này được đăng trên báo online The Leader)