Nếu để chỉ ra một điểm khác biệt đặc trưng trong mô hình tổ chức giữa doanh nghiệp Việt Nam và các công ty nước ngoài, thì đó chính là Phòng Kế Hoạch.
Phòng Kế hoạch mà chúng ta vẫn còn thấy trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, xuất phát từ mô hình tổ chức của doanh nghiệp nhà nước thời bao cấp còn lại. Mô hình kinh tế thời bao cấp là đặc trưng của mô hình kinh tế kế hoạch.
Theo đó, kế hoạch hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp do một bộ phận xây dựng và phân bổ lại cho các đơn vị để thực hiện, kèm theo đó là các chỉ tiêu (thường gọi là các chỉ tiêu cơ bản).
Đây là một phòng có chức năng cực kỳ quan trọng, có thể nói là quan trọng nhất trong doanh nghiệp, vì nó hoạch định, điều phối và theo dõi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, rồi tập hợp, phân tích và báo cáo và tham mưu cho giám đốc để đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.
Tuy quan trọng vậy, bản thân Phòng Kế Hoạch cũng chính là cái lỗ hổng lớn nhất trong mô hình quản lý doanh nghiệp ấy. Phòng nầy lập hoạch định, chắp bút cho giám đốc giao các loại chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện, nhưng lại không chịu một trách nhiệm nào cả.
Trong khi đó, các đơn vị khác cũng có lý do rất chính đáng để không chịu trách nhiệm cho hiệu quả thực thi công việc: vì kế hoạch chỉ tiêu đưa ra không sát với thực tế, vì do trên phân xuống và họ hoàn toàn bị động nên không thay đổi điều chỉnh gì được, họ chỉ thực hiện chứ không phải là người xây dựng kế hoạch và các chỉ tiêu.
Mô hình quản lý công ty ở các quốc gia phát triển không có Phòng Kế hoạch như là một đơn vị độc lập làm chức năng tổng hợp và hoạch định. Chức năng tổng hợp trong các công ty nầy thường do bộ phận tài chính thực hiện, còn chức năng kế hoạch thì được phân tán theo quan điểm các đơn vị phòng ban tự hoạch định lấy những việc mình cần làm, và kế hoạch của cấp dưới thì phải được cấp trên phê duyệt.
Còn chức năng tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động để tham mưu cho giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh thì lại do Phòng Tài chính chịu trách nhiệm, một chức năng mà mô hình tổ chức nhà nước thời bao cấp không có.
Ưu điểm của mô hình người thực thi tự xây dựng kế hoạch là các đơn vị hoàn toàn chủ động trong công việc của mình, họ có thể điều chỉnh lúc nào thấy cần thiết. Điều nầy đảm bảo sự năng động của doanh nghiệp trong việc thích nghi với diễn biến trong và ngoài công ty, giúp họ phản ứng kịp thời trước các thay đổi của thị trường.
Tuy nhiên, việc bỏ phòng nầy đi cũng không hề đơn giản.
Vấn đề làm các CEO phải nhức đầu, đó là năng lực của đội ngũ quản lý. Hoạch định là một kỹ năng mà không phải quản lý cấp trung nào cũng làm được. Đối với những người chưa bao giờ hoạch định thì lại càng khó.
Thứ nữa, là nhiều CEO không quen điều hành mà không có phòng kế hoạch. Họ không quen việc phải tự tư duy tổng hợp, tự phân tích tình hình. Họ đã quen việc có một ai đó tổng hợp thay, rồi phân tích và chỉ ra cho mình những bất cập cần phải giải quyết, những việc cần làm.
Đỗ Hòa - Tư Vấn Quản Lý