Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng làm nên sự khác biệt giữa người làm việc hiệu quả cao với số còn lại.
Sau khi trừ đi ngày nghỉ, bạn chỉ có khoảng 220 ngày làm việc để có thể hoàn tất mọi công việc trong một năm. Do vậy để tăng hiệu quả làm việc, bạn phải biết cách sắp xếp thời gian một cách khoa học, bạn phải xây dựng cho mình một tư duy "có thể" và phải học cách làm việc một cách thông minh hơn. Nếu có một công việc mà bạn cho là cần phải làm thì bạn cần phải làm cho thật tốt. Thà làm ít việc mà hiệu quả hơn là làm thật nhiều việc nhưng không việc nào đến nơi đến chốn cả. Bạn cũng đừng để đến ngày mai những gì bạn có thể dễ dàng làm ngay hôm nay, và bạn cũng phải học cách nói "không" để đẩy bớt công việc cho người khác.
Trên thương trường, mọi doanh nghiệp đều có quỹ thời gian như nhau, ai sử dụng thời gian một cách có hiệu quả hơn thì người ấy có nhiều lợi thế cạnh tranh hơn, có cơ hội đi trước và vượt xa đối thủ của mình.
Vì những lý do trên mà người ta đã nghiên cứu và hình thành bộ môn quản trị thời gian nhằm giúp chúng ta sắp xếp công việc của mình cho hợp lý để nhằm đạt hiệu quả cao.
10 bước giúp bạn quản lý thời gian
- Xây dựng cho mình một ý thức cá nhân về thời gian.
Đừng ỷ lại vào trí nhớ, ghi chép lịch làm việc và cách mà bạn sử dụng thời gian - Lập kế hoạch trước khi thực hiện.
Lên kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng về cơ hội, kết quả, mức độ ưu tiên cũng như hạn chót để thực hiện. - Tranh thủ tối đa thời gian mà mình sáng suốt nhất, làm việc hiệu quả nhất.
Sắp xếp làm những công việc quan trọng để làm vào khoảng thời gian mà mình thường làm việc có hiệu quả cao nhất. - Tranh thủ ngay cả những khoãng thời gian ít ỏi.
Tranh thủ ngay cả thời gian mà bạn bị buộc phải trôi qua như: chờ tàu, chờ máy bay, chờ họp .v.v. - Làm việc một cách gọn gàng.
Phân loại tài liệu giấy tờ một cách khoa học, theo từng loại riêng. - Làm ngay.
Thời điểm hiện tại không bao giờ lập lại, nên điều gì có thể làm ngay thì không nên để đến ngày mai.
Cố gắng để xử lý dứt điểm các loại giấy tờ, công văn trong một lần là xong. - Sử dụng các công cụ kỹ thuật để tiết kiệm thời gian.
Email, máy tính cầm tay. - Học cách nói không.
Đừng để người khác lạm dụng thời gian vàng ngọc của bạn.
Hỏi lại người ấy nếu muốn bạn phải làm việc đấy thì bạn có thể gác một việc khác lại làm sau không. - Giao việc cho cấp dưới.
Học cách phân bổ công việc cho cấp dưới của mình, càng nhiều càng tốt. - Sắp xếp các cuộc họp.
Họp ngắn gọn
Loại bỏ những nội dung không cần thiết
Đảm bảo rằng bạn biết rõ kết quả mà bạn cần đạt được là gì và bạn có một lịch làm việc cùng với nội dung rõ ràng.
Làm việc một cách thông minh hơn
- Bạn lập đi lập lại sai lầm.
Hãy quên đi sự sợ hãi, nghiên cứu thật kỹ những thất bại lẫn thành công. - Bạn lập lại công việc đã được người khác thực hiện.
Nghiên cứu cải tiến quy trình công việc nội bộ lẫn bên ngoài (để xem liệu bạn và khách hàng của bạn có lập lại công việc của nhau hay không) - Quan hệ của bạn với khách hàng không tốt.
Bạn có chắc là mình đang bán thứ mà khách hàng cần mua hay không? Bạn cần hiểu khách hàng của bạn thật sự mong muốn điều gì. - Nhân viện công ty không chia sẽ kinh nghiệm.
Lập ra những gương điển hình, khuyến khích và tích cực hỏi dò ý kiến, thưởng khuyến khích, so sánh trong nội bộ, tạo ra một không khí vui vẻ. - Bạn chỉ toàn cạnh tranh bằng giá.
Hãy xác định rằng cắt giảm giá không phải là lợi ích duy nhất mà bạn có thể tạo ra cho khách hàng. Dành thời gian với khách hàng để xem họ có vấn đề gì cần xử lý. - Bạn không thể cạnh tranh lại đối thủ dẫn đầu thị trường.
Xem bạn có thể làm điều gì tốt hơn họ? Điều gì bạn biết mà họ không biết? - Bạn phụ thuộc vào một số người chủ chốt.
Cải thiện phong cách làm việc tập thể. Tăng cường uỷ quyền, phân tán quyền hành. - Bạn không nhanh nhẹn trong việc tung sản phẩm mới, thâm nhập thị trường mới.
Cải thiện hệ thống kiến thức chuyên môn, cải thiện việc thu thập thông tin thị trường và đối thủ cạnh tranh. Cải tiến qui trình phát triển và đánh giá sản phẩm mới nhằm làm cho qui trình được nhanh hơn, suôn sẻ hơn. - Bạn không biết làm thế nào để xây dựng giá cho sản phẩm lợi ích tạo ra.
Tìm hiểu lợi ích thật sự mà sản phẩm, dịch vụ của bạn tạo ra cho khách hàng, hiểu được tại sao nó có lợi cho khách hàng và hiểu được cái giá mà khách hàng phải trả nếu họ sử dụng dịch vụ, sản phẩm khác.
Đỗ Hòa - Tư Vấn Quản Lý