Truyền thông nội bộ quan trọng không kém truyền thông đối ngoại, và là kỹ năng quan trọng không thể thiếu làm nên sự thành công của người lãnh đạo doanh nghiệp.
Trong thời đại môi trường và công nghệ thay đổi nhanh chóng như ngày nay, người lãnh đạo công ty cần phải liên tục nâng cao năng lực và kỹ năng để bắt kịp với yêu cầu của công việc.
Một trong những kỹ năng mà theo chúng tôi người lãnh đạo cần phải nhanh chóng nâng cấp để có thể thích nghi với môi trường doanh nghiệp thời kỳ bùng nỗ thông tin, đó là kỹ năng truyền thông.
Ứng dụng của kỹ năng truyền thông.
- Truyền đạt, chia sẻ tầm nhìn, chiến lược của công ty và của cá nhân người lãnh đạo đến nhân viên và các đối tượng có liên quan.
- Truyền đạt các chính sách, chủ trương của công ty đến với nhân viên và các đối tượng có liên quan.
- Truyền đạt, báo cáo và cập nhật kết quả hoạt động của công ty, đơn vị phụ trách với nhân viên, cổ đông, HĐQT và các đối tượng có liên quan khác.
- Truyền đạt mệnh lệnh, chỉ đạo công việc đến nhân viên cấp dưới.
- Truyền đạt quan điểm của mình đối với một vấn đề mà nhiều người trong công ty quan tâm.
- Ghi nhận thành tích, động viên cá nhân, đơn vị thuộc cấp.
- Đánh giá thành tích, phê bình, góp ý cá nhân, đơn vị thuộc cấp.
- Truyền đạt các thông điệp quan trọng của lãnh đạo đến với nhân viên trong công ty, đơn vị vào các dịp, sự kiện quan trọng của công ty.
- Truyền thông xây dựng hình ảnh cá nhân.
- Truyền thông, xử lý khủng hoảng.
- ...
Phương thức, công cụ truyền thông
Nhiều năm trước, khi mà công nghệ thông tin chưa phát triển phổ cập, việc kiểm soát thông tin trong môi trường doanh nghiệp là tương đối dễ dàng. Mỗi khi có một sự kiện xãy ra, người lãnh đạo chỉ cần khoanh vùng và tìm cách bưng bít thông tin là xong. Bởi vì thời ấy phương thức truyền thông đại trà duy nhất trong môi trường doanh nghiệp là văn bản in ấn, được chuyển đi bằng thư tín hoặc fax. Việc liên lạc thông tin giữa người lãnh đạo và nhân viên là rất khó khăn và tốn kém. Tôi còn nhớ, mỗi lần cần gởi một thông điệp cho nhân viên, người CEO của tập đoàn đa quốc gia nơi tôi công tác đã phải làm những việc sau:
- Soạn nội dung
- Nhờ thư ký đánh máy
- In roneo để gởi cho nhân viên gần trụ sở nơi ông ta ngồi
- Gởi bằng fax đến các chi nhánh, công ty con
- Bộ phận admin dịch thành văn bản Tiếng Việt
- In hoặc photocopy ra thành nhiều bản
- Bỏ vào phong bì thư
- Chuyển đến từng nhân viên mỗi người một phong bì, gồm một bản Tiếng Anh, một bản Tiếng Việt.
Chưa hết, sau khi gởi thông điệp đến từng nhân viên, người CEO sau đó sẽ yêu cầu bộ phân Nhân sự tổ chức lấy ý kiến phản hồi bằng cách phát cho mỗi người một mẫu giấy khảo sát ý kiến. Sau đó, kết quả khảo sát sẽ được tập hợp và gởi về tổng hành dinh để báo cáo cho vị CEO.
Ngày nay với sự bùng phát của công nghệ thông tin, việc chia sẻ thông tin giữa các cá nhân trở nên rất thuận tiện và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Khi có một sự kiện xãy ra thì thông tin hầu như được xuất hiện ngay tức thì trên mạng xã hội, các diễn đàn, được chuyền tay nhau qua các tin nhắn, email...
Thách thức đặt ra với người lãnh đạo là làm sao để có thể duy trì một mức độ kiểm soát tối thiểu đối với thông tin trong môi trường doanh nghiệp, bằng cách đảm bảo sự xuất hiện kịp thời của thông tin chính thức trong công ty mỗi khi có một sự kiện xãy ra. Điều nầy là cần thiết để hạn chế những tác động tiêu cực đối với hoạt động của công ty do thông tin không chính thức, thông tin bịa đặt tạo nên.
Cách truyền thông truyền thống như trên rõ ràng không còn đáp được yêu cầu trên. Người lãnh đạo buộc phải cập nhật kiến thức để có thể sử dụng các công cụ truyền thông mới để đảm bảo việc truyền thông của mình đạt hiệu quả, hỗ trợ tích cực cho công việc quản lý doanh nghiệp.
Rất nhiều lãnh đạo các quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp lớn trên thế giới sử dụng ít nhất một công cụ truyền thông xã hội. Công cụ truyền thông xã hội tỏ ra cực kỳ hữu hiệu trong trường hợp cần xử lý những thông tin nhạy cảm, thông tin không chính thức...
Công cụ truyền thông mới.
- Bản tin điện tử (email, newsletter, voicemail...)
- Trang web (webpage, forum, webblog...)
- Công cụ phát tin (messenger, twitter, skype...)
- Mạng xã hội (facebook, Linkdin, Google+...)
- Bản tin truyền hình (webcast, videocast, youtube...)
- Hội nghị truyền hình (webcam, teleconf, webchat...)
- ...
Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị
