Tại buổi offline hôm qua CN 02/12/2018 tôi đã có một buổi chia sẻ với cộng đồng Group Quản Lý Doanh Nghiệp về đề tài quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Theo quan điểm của tôi thì nếu ai nói rằng việc quản lý tài chính là việc của phòng TC-KT thì tôi cho rằng nhận thức như vậy không đúng, không phù hợp trong thời đại ngày nay.
Theo tôi thì đó là việc của CEO/TGĐ công ty, còn CFO hay phòng TC-KT chỉ là người giúp việc cho CEO/TGĐ thực hiện trách nhiệm ấy thôi.
Trách nhiệm về hiệu quả tài chính doanh nghiệp vẫn là của CEO/TGĐ, nên chính CEO/TGĐ chứ không ai khác phải tìm ra mô hình phương thức quản lý phù hợp để quản lý tài chính doanh nghiệp mình.
Từ đó, nếu nói rằng chỉ có CFO/KTT mới có thể bàn, nói về về mô hình, phương thức quản lý tài chính trong doanh nghiệp là cũng không đúng luôn.
Tuy nhiên, chính vì có nhiều CEO/TGĐ nhận thức như trên nên họ giao khoán việc quản lý tài chính cho CFO/phòng TC-KT dẫn đến nhiều bất cập, khiến cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bị hạn chế.
Một số anh chị CEO/TGĐ khác (chiếm phần lớn ở doanh nghiệp qui mô nhỏ) thì khoán việc quản lý tài chính cho bà xã mình.
Thực trạng này dẫn đến tình trạng rất phổ biến là người đưa ra các quyết định điều hành kinh doanh, sản xuất thì lại rất mù mờ về tình hình, hiệu quả tài chính.
Chính vì không nhận thức rõ về hiệu quả tài chính của từng hoạt động kinh doanh, từng thị trường, từng sản phẩm cũng như là vai trò đóng góp của từng phòng ban, từng cá nhân đối với hiệu quả tài chính của doanh nghiệp, nên các quyết định kinh doanh đôi khi không mang lại lợi nhuận mà còn làm giảm đi. Chứ nói đến tối ưu hóa lợi nhuận thì càng không thể.
Buổi sáng hôm qua, tuy đã nhiều lần ở các môi trường khác, nhưng với group thì đây là lần đầu tiên tôi trình bày với bảng trắng chứ không dùng slide như thường thấy.
Lý do là vì tôi không muốn nói theo những khung kiến thức bài bản của các doanh nghiệp lớn mà tôi đã trải nghiệm. Thay vào đó, tôi tập trung vào đối tượng trước mặt mình, dựa vào thành phần người tham dự và dựa vào sự tương tác của họ để trình bày vấn đề.
Và mục tiêu số một mà tôi đặt ra với buổi chia sẻ này là làm sao để những anh chị đến nghe (và hy vọng lan tỏa rộng ra thông qua họ) thay đổi quan điểm về một phương thức quản lý tài chính, vốn khá phổ biến hiện nay mà tôi cho là lạc hậu, kém hiệu quả:
- Duyệt chi tất cả các nhu cầu phát sinh tài chính, xem đó như là cách quản lý tài chính hiệu quả nhất.
Thông qua tương tác, hầu hết các anh chị đều đồng ý là cách trên làm mất rất nhiều thời gian của CEO, nhưng không hiệu quả, vẫn thất thoát vẫn lãng phí.
Tôi thì bổ sung thêm rằng cách ấy cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý trở nên thiếu trách nhiệm với hiệu quả tài chính của những việc mà họ được giao quản lý và thực hiện.
Lý do thường được đưa ra là vì cấp trên phê duyệt nên họ cứ thế mà làm chứ không quan tâm rằng chi như thế đắt hay rẻ, nhiều hay ít, có thật sự cần hay không cần...
Lý do chính khiến nhiều anh chị không dám "buông" tay ký duyệt phát sinh tài chính là vì họ sợ không làm thế thì không kiểm soát được chi tiêu trong công ty, sợ bị thất thoát, lãng phí tiền.
Tôi đã chia sẻ với mọi người rằng họ nên chuyển từ ký duyệt trước từng sự vụ phát sinh, vốn phát sinh rất nhiều hàng ngày, sang chỉ ký duyệt trước các gói lớn gắn liền với từng chương trình, hoạt động của doanh nghiệp, bằng cách kế hoạch hóa hoạt đông (planning) và ngân sách hóa (budgeting) các nhu cầu tài chính, kèm theo đó là một chính sách phân quyền hợp lý.
Tức là chuyển từ tập trung vào khâu kiểm soát trước từng khoản chi từ nhỏ đến lớn, sang tập trung vào kiểm soát việc đạt được mục tiêu, kết quả lợi nhuận cuối cùng. Đồng thời giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được nhay nhạy hơn, linh hoạt hơn với thị trường.
Tôi cũng chia sẻ với mọi người cách mà họ có thể tổ chức về mặt kế toán để có thể thực hiện được yêu cầu quản lý trên.
Đồng thời tôi cũng chia sẻ cách mà họ có thể làm để giám sát diễn biến tài chính và tổ chức hoạt động hậu kiểm theo trọng tâm.
Mục đích là để giải đáp, loại trừ những sự lo ngại về khả năng thất thoát hay lãng phí tài chính.
Tôi cũng chia sẻ về cách tổ chức thế nào để hạn chế, khoanh vùng những thông tin nhạy cảm về tài chính, nhằm giải quyết một số quan tâm vì sợ bị lộ bí mật tài chính.
Buổi off đã kéo dài hơn thời gian dự định và mọi người cũng đã đồng ý tiếp tục cho xong. Điều này cho thấy cứ không phải cái gì liên quan đến tài chính là khô khan, nhàm chán. Những gì xảy ra hôm qua đã cho thấy nó cũng hấp dẫn, lôi cuốn mọi người không kém các chủ đề hot khác!!
Cuối buổi, khi tôi hỏi mọi người rằng họ có thấy tổ chức quản lý tài chính cách này hay hơn không, và liệu họ có áp dụng được vào doanh nghiệp mình không? Thì tôi rất vui khi thấy đại đa số anh chị tham dự cho rằng cách quản lý mà tôi đề xuất là hay hơn, và họ hoàn toàn có thể áp dụng được vào doanh nghiệp của mình.
Tóm lại, theo tôi thì muốn cải thiện hiệu quả tài chính thì trách nhiệm về việc ấy không nên chỉ đặt vào vai mỗi giám đốc, hay bà xã giám đốc, hay CFO. Mà tất cả mọi người trong doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên cần phải chịu trách nhiệm về hiệu quả tài chính đối với những công việc mà họ được giao, được phân công thực hiện.
Mô hình quản lý của doanh nghiệp cần được thiết kế sao cho từng người trong công ty phải cùng chịu trách nhiệm về hiệu quả tài chính, để họ phải tính toán, phải cân nhắc từng đồng thu vào, từng đồng chi ra.
Làm được vậy thì chắc chắn hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện từng ngày và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp do đó sẽ được nâng lên một cách đáng kể.
Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị
